Uzyskanie dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga użycia pieczęci elektronicznej lub złożenia zawiadomienia ZAW-FA. Jak wypełnić taki formularz? Jak wysłać ZAW-FA do US ?
|
Co to jest formularz ZAW-FA i do czego służy? ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W większości przypadków formularz składają podatnicy – osoby prawne, w celu wskazania konkretnej osoby, która nabędzie uprawnienia do obsługi KSeF (np. prezes zarządu lub księgowy). Zawiadomienie ZAW-FA służy jednak także zgłoszeniu danych identyfikujących kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tzw. odcisk palca, w sytuacji, gdy właściciel e-podpisu nie zawarł w nim numeru PESEL lub NIP. Przykładowo może być to obcokrajowiec. Złożenie zawiadomienia ZAW-FA jest niezbędne w przypadku spółek, fundacji czy szkół wyższych, które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, i tym samym, nie mogą uzyskać uprawnień do KSeF jedynie poprzez elektroniczne uwierzytelnienie. |
Kto i gdzie składa ZAW-FA?
Podatnicy, którzy są osobami fizycznymi (np. jednoosobowe działalności gospodarcze), otrzymują pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF automatycznie. Mają one charakter właścicielski. W tym przypadku, istnieje możliwość elektronicznego nadawania uprawnień do wystawiania e-faktur w imieniu właściciela innym osobom i podmiotom. Proces logowania do systemu udzielenia uprawnień może być zrealizowany za pomocą programu komercyjnego lub Aplikacji Podatnika KSeF, po uprzednim uwierzytelnieniu w systemie.
Osoby fizyczna składają zawiadomienie ZAW-FA jedynie wtedy, gdy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera numeru PESEL lub NIP. Dzięki ZAW-FA zgłaszają tzw. odcisk palca podpisu, aby e-podpis został przypisany do konkretnego podatnika.
Podatnicy – osoby prawne, którzy dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną wydaną na dane podmiotu (np. spółki), także korzystają z KSeF w oparciu o uprawnienia właścicielskie (pierwotne). Oznacza to, że nie muszą składać formula wniosku ZAW-FA i mogą od razu rozpocząć zdalną pracę z systemem.
Osoby prawne, które nie uzyskały e-pieczęci, zobowiązane są do wypełnienia i dostarczenia ZAW-FA do urzędu. Należą do nich m.in.:
- spółki (np. spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka cywilna),
- fundacje,
- stowarzyszenia rejestrowe,
- szkoły wyższe,
- jednostki samorządu terytorialnego.
Jak wypełnić ZAW-FA?
Wypełnione zawiadomienie ZAW-FA umożliwia nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Dane identyfikacyjne
W pozycji 1. ZAW-FA należy wpisać NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozycję nr 4 uzupełnia się tylko w sytuacji składania więcej niż jednego formularza ZAW-FA.
Część A. Miejsce i cel składania
Sekcja A wymaga podania miejsca i celu złożenia formularza ZAW-FA. W poz. 5 trzeba wskazać organ skarbowy, którym składane jest zawiadomienie. W poz. 6 zaznacza się cel złożenia wniosku, gdzie wymagany jest wybór jednej z następujących opcji:
- poz. 6.1. – nadanie uprawnień,
- poz 6.2. – odebranie uprawnień,
- poz 6.3. – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika, tzw. odcisku palca (po zaznaczeniu tej opcji, nie wypełnia się części C).
Część B. Dane podatnika lub podmiotu
Sekcja B służy wskazaniu danych podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Kolejno należy wypełnić odpowiednie rubryki:
- część B.1. – dane identyfikacyjne oraz to, czy podmiot jest osobą fizyczną, czy prawną. Organy egzekucyjne zaznaczają pozycje 7.1. oraz. 7.2.,
- część B.2. – dane adresowe podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF,
- część. B.3. – dane kontaktowe podatnika lub podmiotu. Uzupełnienie poz. 19 adresem e-mail jest obowiązkowe, ponieważ to właśnie na ten adres zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień KSeF.
Część C. Dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
W części C zawiadomienia ZAW-FA powinny znaleźć się dane osoby, która zostanie uprawniona do obsługi KSeF (np. księgowy):
- część C.1. – dane identyfikacyjne i rodzaj identyfikatora podatkowego,
- część C.2. – dane o adresie zamieszkania,
- część C.3. – dane kontaktowe. Uzupełnienie poz. 38 adresem e-mail jest obowiązkowe, ponieważ to właśnie na ten osoby uprawnionej do KSeF zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień.
Część D. Unikalne dane identyfikujące podpis elektroniczny bez NIP i PESEL
Część D wypełnia się tylko w sytuacji, gdy wniosek ZAW-FA dotyczy osoby fizycznej, która posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bez numeru NIP i PESEL.
Część E. Wymagane podpisy
W sekcji E konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu przez podatnika, podmiot lub osobę upoważnioną do nadawania lub odbierania uprawnień w KSeF. W sytuacji, gdy spółkę reprezentuje więcej niż 6 osób, konieczne jest wymienienie pozostałych reprezentantów w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Pobierz formularz
|
ZAW-FA – podstawa prawna Zasady składania zawiadomienia ZAW-FA reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481). Według paragrafu 4., podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają e-pieczęci muszą złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego wyłącznie w postaci papierowej. Nowością w kwestii ZAW-FA jest projekt rozporządzenia w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur, opublikowany przez Ministerstwo Finansów 27 listopada 2023 r. Akt ten ma zastąpić obowiązujące dotychczas rozporządzenie o tej samej nazwie. Będzie on regulował nowe kwestie, m.in. postępowanie w przypadku awarii KSeF, katalogu podmiotów uprawnionych do dostępu do systemu czy dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podanie kodu QR. Projekt rozporządzenia w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur z 27 listopada 2023 r. przewiduje możliwość złożenia formularza ZAW-FA zarówno w dotychczasowej postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, a także przez e-Urząd skarbowy. Oznacza to, że w bliskiej przyszłości przestanie obowiązywać wyłącznie pisemna forma ZAW-FA. |